Was Geofencing bei der Zeiterfassung bedeutet
Ein Geofence ist ein virtueller Kreis um Ihren Betrieb – definiert durch Koordinaten (Breiten- und Längengrad) und einen Radius, etwa 100 oder 200 Meter. Beim Stempeln vergleicht das System den aktuellen Standort des Geräts mit diesem Kreis. Liegt der Mitarbeiter innerhalb, ist alles in Ordnung; liegt er weit außerhalb, wird das erkannt. So wird sichergestellt, dass Arbeitszeit auch dort erfasst wird, wo tatsächlich gearbeitet wird.
Ist Geofencing überhaupt erlaubt?
Grundsätzlich ja – aber mit klaren Grenzen. Standortdaten von Beschäftigten sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung muss einem berechtigten Zweck dienen (hier: verlässliche Arbeitszeiterfassung), verhältnismäßig sein und auf das Nötigste beschränkt bleiben. Eine dauerhafte Ortung im Hintergrund oder ein Bewegungsprofil über den ganzen Tag wäre unzulässig. Zulässig ist dagegen eine punktuelle Prüfung genau im Moment des Stempelns.
In Betrieben mit Betriebsrat unterliegt die Einführung technischer Kontrolleinrichtungen der Mitbestimmung – eine Betriebsvereinbarung ist der saubere Weg. Und unabhängig davon gilt: Ihr Team muss transparent darüber informiert werden, was, wann und warum erfasst wird. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung; im Zweifel lohnt der Blick in die Vorschriften Ihres Landes.
Soft-Modus statt harter Blockade
Es gibt zwei grundsätzliche Ansätze. Der harte Modus blockiert das Stempeln, sobald jemand außerhalb des Radius ist. Das klingt konsequent, führt in der Praxis aber zu Frust: GPS ist ungenau, in Gebäuden schwankt das Signal, und plötzlich kann jemand seine reale Arbeitszeit nicht erfassen. Der faire Weg ist der Soft-Modus: Gestempelt werden kann immer, aber ungewöhnliche Distanzen werden dezent markiert und lassen sich später prüfen. So bleibt niemand ausgesperrt, und Auffälligkeiten fallen trotzdem auf.
Datensparsamkeit als Grundprinzip
Gute Zeiterfassung speichert nicht, wo genau sich jemand aufgehalten hat. Es genügt zu wissen, ob der Stempelvorgang plausibel innerhalb oder auffällig außerhalb der erlaubten Zone lag – idealerweise als reine Distanzangabe, nicht als exakte Koordinate. Alles, was darüber hinausgeht, ist überflüssig und schafft nur Risiko. Weniger Daten bedeuten hier mehr Vertrauen und weniger rechtliche Angriffsfläche.
So führen Sie Geofencing fair ein
- Zweck offen kommunizieren: Es geht um faire, verlässliche Zeiterfassung – nicht um Überwachung.
- Nur im Moment des Stempelns prüfen, niemals im Hintergrund orten.
- Radius großzügig wählen, damit normale Ungenauigkeiten keine Fehlalarme auslösen.
- Im Soft-Modus starten und niemanden aussperren.
- Bei Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung abschließen und das Team schriftlich informieren.
Typische Fehler
- Zu kleiner Radius, der bei jedem GPS-Wackler Alarm schlägt.
- Harte Blockade, die ehrliche Mitarbeiter:innen an der Erfassung hindert.
- Speicherung exakter Standorte statt nur der Distanz.
- Einführung ohne Information des Teams – der schnellste Weg zu Misstrauen.
Die Stempeluhr in KAIRO arbeitet im datensparsamen Soft-Modus: Sie definieren Standort und Radius, und das System prüft nur im Moment des Stempelns, ob der Vorgang plausibel vor Ort erfolgt. Gespeichert wird lediglich die Distanz – kein Bewegungsprofil, keine Dauerortung. Gestempelt werden kann immer, Auffälligkeiten werden dezent markiert. So bleibt die Erfassung verlässlich und fair zugleich.
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Kostenlos startenHäufige Fragen
Darf ich den Standort meiner Mitarbeiter beim Stempeln prüfen?
In der Regel ja, sofern es der verlässlichen Arbeitszeiterfassung dient, verhältnismäßig ist und nur punktuell beim Stempeln erfolgt. Eine dauerhafte Ortung oder ein Bewegungsprofil ist dagegen unzulässig. Informieren Sie Ihr Team und schließen Sie bei Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung.
Was passiert, wenn das GPS ungenau ist?
Im fairen Soft-Modus wird niemand ausgesperrt. Gestempelt werden kann immer; eine ungewöhnliche Distanz wird nur markiert und kann später geprüft werden. Ein großzügiger Radius verhindert zusätzlich unnötige Fehlalarme.
Welche Daten werden gespeichert?
Datensparsam umgesetzt genügt die Information, ob der Stempelvorgang plausibel innerhalb der Zone lag – idealerweise als reine Distanzangabe. Exakte Aufenthaltsorte oder ein Verlauf über den Tag werden nicht benötigt und sollten nicht gespeichert werden.
